Aturan Penggunaan Google Workspace

Latar Belaklang

Google Workspace adalah seperangkat alat produktivitas dan kolaborasi berbasis cloud yang disediakan oleh Yayasan Al Muslim untuk seluruh civitas akademika (pengurus, guru, staf, dan peserta didik) dalam menunjang kegiatan belajar mengajar, administrasi, dan komunikasi. Penggunaan Google Workspace di Yayasan Al Muslim bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, kolaborasi, dan keamanan data. Oleh karena itu, diperlukan aturan yang jelas dan komprehensif agar pemanfaatan Google Workspace berjalan optimal dan sesuai dengan budaya sekolah, nilai-nilai, serta kebijakan Yayasan Al Muslim.

Tujuan

Aturan ini dibuat dengan tujuan:

      1. Memastikan penggunaan Google Workspace yang efektif, efisien, dan produktif oleh seluruh pengguna.
      2. Menjaga keamanan dan privasi data serta informasi Yayasan Al Muslim.
      3. Mendorong kolaborasi yang sehat dan bertanggung jawab antar pengguna.
      4. Mencegah penyalahgunaan akun dan layanan Google Workspace.
      5. Menciptakan lingkungan digital yang aman dan kondusif untuk seluruh civitas akademika.
      6. Mendukung kebijakan “Paperless” Yayasan Al Muslim dalam berbagai kegiatan.

Ruang Lingkup

Aturan ini berlaku untuk seluruh pengguna Google Workspace yang disediakan oleh Yayasan Al Muslim, meliputi:

      1. Pengurus, Pengawas, dan Pembina Yayasan Al Muslim
      2. Pendidik dan Tenaga Kependidikan
      3. Peserta didik
      4. Pihak lain yang diberikan akses ke Google Workspace oleh Yayasan Al Muslim.

Definisi

      1. Google Workspace
        Layanan dan aplikasi berbasis cloud yang disediakan oleh Google, termasuk Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Calendar, Meet, Classroom, Sites, dan lain-lain.
      2. Akun Google Workspace Yayasan Al Muslim
        Akun pengguna yang diterbitkan oleh Sistem Informasi Yayasan Al Muslim dengan domain resmi Yayasan @almuslim.sch.id.
      3. Administrator Google Workspace
        Sistem Informasi Yayasan Al Muslim bertanggung jawab penuh dalam mengelola dan memantau seluruh akun serta layanan Google Workspace untuk memastikan keamanan, efisiensi, dan kepatuhan terhadap kebijakan Yayasan.
      4. Data Yayasan
        Semua informasi, dokumen, materi pembelajaran, catatan siswa, data keuangan, dan informasi lain yang dihasilkan, disimpan, atau diproses dalam lingkungan Google Workspace dan terkait dengan operasional Yayasan Al Muslim.
      5. Pengguna
        Individu yang diberikan akun Google Workspace oleh Yayasan Al Muslim.

Kebijakan Umum Penggunaan Akun

Aturan ini berlaku untuk seluruh pengguna internet di lingkungan Yayasan Al Muslim, meliputi:

      1. Kepemilikan Akun
        Setiap akun Google Workspace yang diterbitkan oleh Yayasan Al Muslim adalah hak milik Yayasan Al Muslim. Pengguna diberikan hak pakai untuk tujuan pendidikan dan pekerjaan terkait Yayasan Al Muslim.
      2. Pembuatan akun Google Workspace
        1. Alamat surel Google Workspace diambil dari nama depan dan nama belakang yang disambung menggunakan tanda “titik”,contoh: yusrianto.musfikar@almuslim.sch.id.
        2. Jika nama hanya terdiri dari satu kata, maka nama belakang menggunakan nama Ayah.
        3. Jika terdapat duplikasi nama depan dan belakang maka alamat yang dibuat terdiri nama depan dan nama Ayah yang disambung menggunakan tanda “titik”, contoh: agus.saiful@almuslim.sch.id (diambil dari “Agus Hidayat” dan “Saiful Hadi”).
        4. Pengguna diwajibkan meningkatkan keamanan akun Google Workspace For Education.
      3. Kerahasiaan Kata Sandi
        1. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan kata sandi akun masing-masing.
        2. Dilarang keras berbagi kata sandi kepada siapapun, termasuk rekan kerja, siswa, atau pihak lain.
        3. Yayasan Al Muslim tidak akan pernah meminta kata sandi pengguna melalui email atau telepon.
        4. Gunakan kata sandi yang kuat (kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol) dengan panjang minimal 8 karakter.
        5. Ubah kata sandi secara berkala (direkomendasikan setiap 3-6 bulan).
      4. Tanggung Jawab Pengguna
        Pengguna bertanggung jawab penuh atas seluruh aktivitas yang dilakukan menggunakan akun Google Workspace mereka.
      5. Penggunaan untuk Tujuan Yayasan
        Akun Google Workspace hanya boleh digunakan untuk tujuan yang berhubungan dengan kegiatan Yayasan Al Muslim (pendidikan, administrasi, komunikasi resmi). Penggunaan untuk kepentingan pribadi yang tidak terkait dengan Yayasan Al Muslim tidak diperbolehkan.
      6. Pengakhiran Akun
        1. Akun Google Workspace akan dinonaktifkan atau dihapus setelah pengguna tidak lagi menjadi bagian dari civitas akademika Yayasan Al Muslim (misalnya: berhenti bekerja, lulus dari sekolah) atau terdapat tindakan yang dapat merugikan citra Yayasan Al Muslim.
        2. Proses penonaktifan atau penghapusan akun Google Workspace akan dilakukan dalam rentang 3 hingga 7 hari kerja setelah status pengguna efektif berakhir atau dinonaktifkan secara resmi oleh Yayasan.
        3. Prosedur lengkap mengenai pengakhiran akun Google Workspace akan diatur dan dikoordinasikan oleh Sistem Informasi sebagai Administrator Google Workspace Yayasan Al Muslim.

Penggunaan Layanan Google Workspace

Penggunaan internet di Yayasan Al Muslim dilarang untuk tujuan-tujuan berikut:

      1. Gmail (surel)
        1. Gunakan Gmail untuk komunikasi resmi dan terkait pekerjaan/pendidikan di Yayasan Al Muslim.
        2. Hindari pengiriman email yang mengandung konten tidak pantas, menyinggung, atau melanggar hukum.
        3. Berhati-hatilah terhadap email phishing atau spam. Laporkan email mencurigakan kepada Administrator Google Workspace.
        4. Pastikan untuk memeriksa alamat email penerima sebelum mengirim email, terutama untuk informasi sensitif.
        5. Dilarang menggunakan akun email Yayasan untuk mendaftar layanan pihak ketiga yang tidak relevan dengan Yayasan Al Muslim.
      2. 2. Google Drive (Penyimpanan Dokumen)
        1. Penyimpanan Data Yayasan: Semua data dan dokumen resmi Yayasan Al Muslim wajib disimpan di Google Drive Yayasan Al Muslim (My Drive atau Shared Drive yang relevan).
        2. Klasifikasi Data: Pengguna diharapkan untuk mengklasifikasikan data berdasarkan tingkat kerahasiaan (Publik, Internal, Rahasia) dan menyimpannya di folder yang sesuai.
        3. Pembagian Akses:
          1. Berikan akses pembagian (sharing) secara hati-hati dan hanya kepada pihak yang benar-benar membutuhkan.
          2. Gunakan izin akses yang paling minimal yang diperlukan (misalnya, “Lihat saja” daripada “Editor” jika tidak diperlukan pengeditan).
          3. Hindari membagikan tautan “Anyone with the link” untuk dokumen sensitif.
        4. Sinkronisasi
          Pengguna diperbolehkan menyinkronkan Google Drive ke perangkat pribadi, namun wajib memastikan keamanan perangkat dan tidak meninggalkan perangkat tanpa pengawasan.
        5. Backup Data Pribadi
          Google Drive Yayasan TIDAK ditujukan untuk penyimpanan data pribadi non-Yayasan yang bersifat permanen. Pengguna disarankan untuk mem-backup data pribadi mereka di luar Google Drive Yayasan.
      3. Google Docs, Sheets, Slides (Kolaborasi Dokumen)
        1. Manfaatkan fitur kolaborasi untuk bekerja sama dalam dokumen, spreadsheet, dan presentasi.
        2. Gunakan fitur riwayat revisi (version history) untuk melacak perubahan dan mengembalikan versi sebelumnya jika diperlukan.
        3. Pastikan nama file dan folder jelas dan terorganisir untuk memudahkan pencarian.
      4. Google Calendar (Kalender)
        1. Gunakan Google Calendar untuk menjadwalkan rapat, acara, dan pengingat terkait Yayasan.
        2. Bagikan kalender dengan rekan kerja yang relevan untuk mempermudah koordinasi.
        3. Pastikan waktu dan zona waktu yang benar saat membuat acara.
      5. Google Meet (Rapat Video)
        1. Gunakan Google Meet untuk rapat online, pembelajaran jarak jauh, atau komunikasi video lainnya yang terkait dengan Yayasan.
        2. Pastikan untuk mematikan mikrofon saat tidak berbicara untuk menghindari gangguan.
        3. Gunakan fitur berbagi layar secara bertanggung jawab.
        4. Hindari merekam rapat tanpa persetujuan dari semua peserta, terutama jika melibatkan informasi sensitif.
      6. Google Classroom (Pembelajaran)
        1. Guru dan siswa wajib menggunakan Google Classroom sebagai platform utama untuk pembelajaran daring, penugasan, pengumpulan tugas, dan komunikasi terkait mata pelajaran.
        2. Guru diharapkan untuk mengelola kelas secara efektif dan memberikan panduan yang jelas kepada siswa.
        3. Siswa diharapkan untuk aktif berpartisipasi dan mematuhi etika digital dalam interaksi di Google Classroom.
      7. Google Sites (Situs Web Internal)
        1. Penggunaan Google Sites untuk membuat situs web internal Yayasan harus mendapatkan persetujuan dari Administrator Google Workspace atau manajemen terkait.
        2. Konten yang dipublikasikan di Google Sites harus relevan, akurat, dan sesuai dengan kebijakan Yayasan.

Keamanan dan Privasi Data

      1. Perlindungan Data Sensitif
        Pengguna wajib melindungi data sensitif Yayasan Al Muslim. Dilarang menyimpan atau mengirimkan informasi sensitif (misalnya, data pribadi siswa yang sangat rahasia, informasi keuangan rahasia) melalui channel yang tidak aman atau kepada pihak yang tidak berhak.
      2. Verifikasi 2 Langkah (2-Step Verification)
        Seluruh pengguna diwajibkan mengaktifkan dan menjaga Verifikasi 2 Langkah (2SV) untuk akun Google Workspace mereka guna meningkatkan keamanan akun.
      3. Pelaporan Insiden Keamanan
        Segera laporkan setiap indikasi pelanggaran keamanan (misalnya, akun diretas, email phishing, kehilangan perangkat) kepada Administrator Google Workspace.
      4. Akses Administrator
        Pengguna memahami bahwa Administrator Google Workspace memiliki kemampuan untuk mengakses dan memantau akun serta data untuk tujuan pemeliharaan sistem, keamanan, investigasi pelanggaran, atau sesuai kebijakan Yayasan dan peraturan yang berlaku.
      5. Privasi
        Yayasan Al Muslim berkomitmen untuk melindungi privasi pengguna. Informasi pribadi pengguna akan digunakan sesuai dengan kebijakan privasi Yayasan dan hanya untuk tujuan yang terkait dengan pengelolaan akun Google Workspace dan operasional Yayasan.
      6. Penggunaan Perangkat Pribadi
        Jika menggunakan perangkat pribadi untuk mengakses Google Workspace, pengguna bertanggung jawab untuk memastikan perangkat tersebut aman (memiliki antivirus, terbarui sistem operasinya, terkunci dengan kata sandi/PIN).

Etika Penggunaan dan Perilaku

      1. Hormat dan Santun
        Gunakan bahasa yang sopan, profesional, dan hormat dalam setiap komunikasi di Google Workspace.
      2. Konten Tidak Pantas
        Dilarang keras menggunakan Google Workspace untuk menyebarkan, menyimpan, atau mengakses materi yang ilegal, cabul, diskriminatif, mengancam, atau merugikan reputasi Yayasan Al Muslim.
      3. Hak Cipta dan Kekayaan Intelektual
        Pengguna wajib mematuhi undang-undang hak cipta dan kekayaan intelektual. Dilarang mengunggah atau menyebarkan materi berhak cipta tanpa izin yang sah.
      4. Spam dan Junk Mail
        Dilarang mengirimkan email spam atau junk mail menggunakan akun Yayasan Al Muslim.
      5. Penyalahgunaan Sumber Daya
        Dilarang menggunakan sumber daya Google Workspace secara berlebihan atau tidak bertanggung jawab yang dapat mengganggu kinerja sistem atau pengguna lain.
      6. Representasi Diri
        Pengguna tidak boleh mengklaim mewakili Yayasan Al Muslim atau menyampaikan pernyataan resmi atas nama Yayasan Al Muslim tanpa otorisasi yang jelas.

Pelanggaran dan Sanksi

      1. Setiap pelanggaran terhadap aturan ini akan ditindaklanjuti sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku di Yayasan Al Muslim.
      2. Sanksi dapat bervariasi tergantung pada tingkat keparahan pelanggaran, meliputi:
        1. Peringatan lisan atau tertulis.
        2. Pembatasan akses ke layanan Google Workspace tertentu.
        3. Penonaktifan sementara atau permanen akun Google Workspace.
        4. Tindakan disipliner sesuai dengan peraturan kepegawaian atau tata tertib siswa Yayasan Al Muslim.
        5. Pelaporan kepada pihak berwenang jika pelanggaran tersebut merupakan tindak pidana.

Peran dan Tanggung Jawab Administrator Google Workspace

      1. Mengelola akun pengguna (pembuatan, modifikasi, penonaktifan).
      2. Memantau penggunaan dan kinerja sistem Google Workspace.
      3. Menetapkan dan memperbarui kebijakan keamanan dan akses.
      4. Memberikan dukungan teknis dan pelatihan kepada pengguna.
      5. Melakukan investigasi terhadap insiden keamanan atau pelanggaran aturan.
      6. Menjaga ketersediaan dan integritas data Yayasan di Google Workspace.

Sosialisasi dan Implementasi

      1. Aturan ini akan disosialisasikan kepada seluruh civitas akademika Yayasan Al Muslim melalui berbagai media (rapat, email, papan pengumuman, intranet).
      2. Setiap pengguna Google Workspace dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui untuk mematuhi aturan ini.
      3. Yayasan Al Muslim berhak untuk mengubah atau memperbarui aturan ini sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi. Perubahan akan diberitahukan kepada seluruh pengguna.

Penutup

Aturan ini dibuat untuk kepentingan bersama guna menjamin pemanfaatan Google Workspace yang optimal dan bertanggung jawab di lingkungan Yayasan Al Muslim. Dengan mematuhi aturan ini, kita bersama-sama menciptakan lingkungan digital yang aman, produktif, dan mendukung visi serta misi Yayasan Al Muslim.